Concevoir l'application des collaborateurs du groupe La Poste

La Poste souhaitait simplifier le quotidien des collaborateurs de son siège, à Issy-les-Moulineaux. Réserver une salle, recharger son badge de restauration, suivre les incidents du site : chaque geste passait par un outil différent (site internet, intranet, borne physique).

Réunir ces usages dans une application mobile semblait la réponse logique. Le format POC devait permettre de s'en assurer : en 3 mois, des écrans cadrés, explorés, prototypés et testés pour valider cette direction avant d'engager les développements.

• Cadrer : nous avons croisé l'analyse des usages existants, un atelier avec les parties prenantes et des entretiens utilisateurs pour reconstituer la journée type d'un collaborateur et ses irritants.
• Prioriser : chaque idée a été classée selon son intérêt et sa faisabilité (coup de cœur, secondaire, vision, hors sujet). La réservation de salles, l'un des irritants les plus forts, est passée en tête, d'autant que la DSI refondait déjà le système de réservation. L'affluence et le solde du badge ont suivi : forte valeur pour peu d'effort technique.
• Explorer : des croquis aux interfaces, en passant par les wireframes, plusieurs versions de l'accueil et du parcours de réservation ont été explorées jusqu'à une arborescence stable.
• Tester : le prototype a été testé auprès de 7 collaborateurs. Les retours, restitués écran par écran, ont nourri une V2 des interfaces et les spécifications UX.

L'application réunit 5 usages utiles à la vie sur site. Chaque usage possède sa propre brique sur l'accueil, pour être vite identifiable et facilement accessible.

Pour renforcer cette identification, chacun a une icône et une couleur qui le suivent partout : on les découvre dès l'onboarding, on les retrouve sur l'accueil, puis en tête de chaque écran.

Dans un POC, ce format de brique a un autre avantage puisqu'il est modulable. Ajouter une brique, en retirer une ou changer son emplacement permet de tester rapidement l'intérêt d'un nouvel usage et sa place dans la hiérarchie, sans redessiner le reste de l'application.

Le siège manque de salles : sans anticipation, difficile de trouver où se réunir, surtout à la dernière minute. Pour ne pas se retrouver sans solution, beaucoup de collaborateurs nous expliquent réserver des créneaux récurrents. Pourtant, le moment venu, une partie de ces salles reste vide.

Ces irritants nous ont amenés à imaginer la brique « Salle disponible 1h » : à partir de l'emplacement de son bureau, l'application propose les salles libres les plus proches, avec un seul bouton pour réserver.

Enfin, à l'approche du créneau, une notification invite à confirmer sa réservation, qui s'annule aussi facilement depuis le téléphone : une salle inutilisée redevient disponible.

Le choix du self le midi est un sujet revenu dans tous les entretiens utilisateurs. Les restaurants sont répartis dans des bâtiments éloignés les uns des autres : espérer trouver une table à plusieurs voulait souvent dire en faire le tour, faute de pouvoir connaître l'affluence. L'écran Affluence donne un ordre de grandeur de la fréquentation de chaque restaurant (calculé à partir des passages de badge en caisse), afin d'orienter son choix.

Même logique pour le badge : son solde, jusque-là consultable sur une borne où l'on fait la queue ou sur l'intranet, est visible depuis l'application. Une notification peut être activée lorsque le solde passe sous 10 €, pour anticiper un rechargement.

Les écrans reposent sur une bibliothèque de composants Figma, organisée par famille (en-têtes, boutons, cards, jauges, sélecteurs, pop-ins…). Chaque composant est décliné en variantes et en états (actif, désactivé, chargement, vide, hors connexion), pour que chaque écran soit pensé jusque dans ses cas limites.

Le système garde de la cohérence entre les briques d'usage : la structure, la typographie et les composants sont partagés, tandis que la couleur et l'icône portent l'identité de chacun. Ajouter un nouvel usage revient donc à décliner l'existant, sans repartir de zéro.

Au total, le POC compte une quinzaine d'écrans principaux et une cinquantaine de déclinaisons, pour couvrir les comportements et les états de chaque usage.